Datenschutz & Informationssicherheit:
Der Lebenszyklus Ihrer Bilder bei der Bildwerk Events GmbH
Der Lebenszyklus Ihrer Bilder bei der Bildwerk Events GmbH
Hinter dem Spaß einer Fotobox steht bei der Bildwerk Events GmbH ein hochgradig abgesicherter Prozess. Für uns ist Datenschutz kein lästiges Extra, sondern ein Qualitätsmerkmal unserer Dienstleistung. Wir möchten, dass Sie und Ihre Gäste genau verstehen, was mit den Bildern passiert, warum wir bestimmte Informationen benötigen und wie wir deren Schutz während der gesamten Kette garantieren.
1. Ausgangslage: Wo entstehen Daten und wo werden sie gespeichert?
Sobald unsere Fotobox auslöst, wird aus einem flüchtigen Moment eine digitale Datei. In diesem Augenblick beginnt eine Kette von Verarbeitungsschritten:
- Der Entstehungsort:
Die Aufnahme wird unmittelbar im Arbeitsspeicher unserer Rechenstation innerhalb der Fotobox verarbeitet. Hier wird das Foto mit dem von Ihnen gewählten Layout (z. B. Ihrem Logo oder Event-Design) kombiniert. - Lokale Speicherung vor Ort:
Das fertige Bild wird auf einem internen Speichermedium in der Fotobox abgelegt. Dies ist für die Ausfallsicherheit entscheidend: So können wir garantieren, dass Ihre Ausdrucke auch dann in Sekundenschnelle ausgegeben werden, wenn das Internet am Veranstaltungsort einmal schwanken sollte. - Die Online-Bereitstellung:
Damit Ihre Gäste das Foto später digital auf das eigene Smartphone laden können, wird eine Kopie über eine gesicherte Verbindung an unsere Online-Galerie übertragen. Diese Übertragung erfolgt verschlüsselt, vergleichbar mit dem Sicherheitsstandard beim Online-Banking.
2. Der Prozess im Handling: Mechanischer Schutz und digitaler Zugriff
Sicherheit beginnt bei uns nicht erst im Internet, sondern direkt am Gehäuse. Wir schützen Ihre Daten durch eine Kombination aus stabilen Barrieren und digitalen Schlössern.
- Mechanischer Schutz vor Ort:
Ein oft übersehenes Risiko ist der physische Zugriff Fremder während einer Feier. Um dies zu verhindern, ist unsere gesamte Technik in einem speziell konstruierten Sicherheitsgehäuse verbaut. Alle Anschlüsse, Kabel und Speichermedien sind im Inneren verschlossen. Ein unbefugtes Auslesen der Daten vor Ort oder die Manipulation der Hardware ist somit ohne massive mechanische Einwirkung ausgeschlossen. - Der kontrollierte Zugriff (FotoPIN):
Wir verhindern, dass Unbefugte Ihre Galerie durchsuchen können. Jedes Foto erhält automatisch einen zufälligen Sicherheitsschlüssel aus Buchstaben und Zahlen (die FotoPIN). Nur wer diesen Code kennt – weil er auf dem Ausdruck steht oder am Bildschirm angezeigt wurde – kann sein Bild auf der Microsite aufrufen. - Schutz der Verwaltung:
Damit unsere Techniker das System betreuen können, nutzen wir die sogenannte Zwei-Faktor-Authentifizierung. Das bedeutet: Ein Passwort allein reicht nicht aus. Jeder administrative Zugriff muss zusätzlich über ein zweites, physisch getrenntes Gerät bestätigt werden. So bleibt das System selbst dann gesperrt, wenn ein Passwort gestohlen würde.
3. Datenerhebung: Wann wird was benötigt?
Wir folgen dem Prinzip der Datensparsamkeit: Wir erheben nur das, was für den Spaßfaktor oder die Sicherheit zwingend erforderlich ist.
- Das Foto oder Video (Das Herzstück):
Das ist der wichtigste Inhalt überhaupt. Wir benötigen diese Aufnahme ab dem ersten Moment, um das Layout zu erstellen, den Druck anzusteuern und das Bild in der Online-Galerie für Sie bereitzustellen. Ohne dieses Bildmaterial wäre unsere Dienstleistung schlichtweg nicht möglich. - Ihre individuelle FotoPIN (Der Sicherheitsschlüssel):
Dieser Code wird sofort bei der Aufnahme erzeugt. Er dient als Ihr persönlicher digitaler Schlüssel, damit nur Sie (oder Personen, denen Sie den Code zeigen) Zugriff auf das Foto haben. Er ist notwendig, um Ihr Bild in unserer Datenbank von allen anderen sicher zu unterscheiden. - Technische Protokolldaten (Die digitale Wegbeschreibung):
Wenn Sie die Galerie mit Ihrem Smartphone besuchen, erkennt unser System kurzzeitig technische Informationen (z. B. welchen Browser Sie nutzen). Das ist notwendig, damit die Seite auf Ihrem Handy-Modell korrekt dargestellt wird und um böswillige Hacker-Angriffe (automatisierte Abfragen) in Echtzeit zu erkennen und zu blockieren. - E-Mail-Adresse (Nur in Ausnahmen):
Falls Sie ein Video direkt aus der Galerie an sich senden möchten (z. B. weil die Datei für einen direkten Download auf ein iPhone zu groß ist), wird Ihre E-Mail-Adresse rein für diesen einen Versandvorgang genutzt.
4. Die Microsite: Ihr privater Bereich im Netz
Die Microsite ist der Ort, an dem Ihre Gäste ihre Bilder abrufen. Wir haben diese Seite so sicher wie möglich gestaltet:
- Suchmaschinen-Sperre:
Wir haben unsere Galerien technisch für Google und andere Suchmaschinen unsichtbar gemacht. Ihre Partybilder tauchen also niemals in der öffentlichen weltweiten Bildersuche auf. - Sicheres Teilen:
Die Knöpfe zum Teilen auf WhatsApp oder Facebook sind so programmiert, dass sie erst bei Ihrem Klick eine Verbindung aufbauen. Es findet kein automatischer Datentransfer im Hintergrund statt. Die Kontrolle bleibt bei Ihnen.
5. Das Löschkonzept: Wann verschwinden die Daten wieder?
Datenschutz bedeutet für uns auch, Daten nicht unnötig lange zu horten. Wir haben klare Regeln für die endgültige Vernichtung:
- Reinigung der Hardware:
Sobald die Fotobox nach dem Event in unser Lager zurückkehrt, wird sie einer technischen Reinigung unterzogen. Alle lokalen Bilder auf der Hardware werden innerhalb von 48 Stunden nach dem Einsatz unwiderruflich gelöscht. - Löschung in der Cloud:
In der Online-Galerie bleiben die Bilder standardmäßig für 30 Tage gespeichert. Ein automatisches Programm prüft täglich die Fristen und löscht abgelaufene Medien endgültig vom Server. - Sicherheitskopien (Backups):
Auch unsere technischen Sicherungskopien beim Hosting-Partner werden regelmäßig überschrieben. Ein gelöschtes Bild verschwindet nach einer kurzen technischen Verzögerung (ca. 14 Tage für den Überschreibungszyklus) ausnahmslos aus allen unseren Systemen. - Vernichtung bei Defekt:
Sollte ein Speichermedium einmal kaputtgehen, wird es von uns physisch nach strengen Sicherheitsnormen zerstört. Eine Wiederherstellung von Daten durch Dritte ist damit unmöglich.
Der Bildwerk-Unterschied: Warum wir neue Maßstäbe setzen
Auf dem Markt für Fotobox-Systeme gibt es viele Konzepte, die den Fokus primär auf die Optik oder eine schnelle Handhabung legen. Wir bei der Bildwerk Events GmbH sind überzeugt, dass modernes Event-Entertainment heute mehr leisten muss. Deshalb haben wir unsere Systeme so entwickelt, dass sie ein erstklassiges, elegantes Design mit einem Schutzniveau kombinieren, das wir für zeitgemäß halten – egal ob für exklusive Hochzeiten im Rheingau oder große Corporate-Events in Wiesbaden.
Privatsphäre statt öffentlicher Galerie
Während es in der Branche üblich ist, allen Gästen eines Events über einen einzigen Link Zugriff auf eine gemeinsame Galerie zu gewähren, steht bei uns die Privatsphäre des Einzelnen im Vordergrund. Wir finden: Nur weil man gemeinsam feiert, möchte man nicht zwangsläufig das eigene Foto in einer für alle Gäste offenen Liste wiederfinden. Unsere Lösung mit der individuellen FotoPIN garantiert echtes „Private Sharing“ bei maximalem Bedienkomfort.
Während es in der Branche üblich ist, allen Gästen eines Events über einen einzigen Link Zugriff auf eine gemeinsame Galerie zu gewähren, steht bei uns die Privatsphäre des Einzelnen im Vordergrund. Wir finden: Nur weil man gemeinsam feiert, möchte man nicht zwangsläufig das eigene Foto in einer für alle Gäste offenen Liste wiederfinden. Unsere Lösung mit der individuellen FotoPIN garantiert echtes „Private Sharing“ bei maximalem Bedienkomfort.
Sicherheit als unsichtbarer Begleiter
Unsere Fotobox besticht durch ein klares, professionelles Erscheinungsbild, das sich perfekt in jedes Event-Setting einfügt. Die technische Überlegenheit steckt im Detail: Während viele Systeme am Markt die IT-Infrastruktur für Mobilität und Gewicht reduzieren, ist bei uns die Technik in einem mechanisch geschützten Sicherheitsgehäuse verbaut. Dies ist ein Standard, den man sonst eher aus dem Banken- oder Behördenbereich kennt, der den Spaß an der Box jedoch in keiner Weise einschränkt.
Unsere Fotobox besticht durch ein klares, professionelles Erscheinungsbild, das sich perfekt in jedes Event-Setting einfügt. Die technische Überlegenheit steckt im Detail: Während viele Systeme am Markt die IT-Infrastruktur für Mobilität und Gewicht reduzieren, ist bei uns die Technik in einem mechanisch geschützten Sicherheitsgehäuse verbaut. Dies ist ein Standard, den man sonst eher aus dem Banken- oder Behördenbereich kennt, der den Spaß an der Box jedoch in keiner Weise einschränkt.
Transparente Prozesse
Wir dokumentieren unsere Löschzyklen und Speicherorte bis ins Detail. Während viele Anbieter vage bleiben, was mit den Daten im „Danach“ passiert, bieten wir Ihnen eine revisionssichere Kette. Das macht uns zum bevorzugten Partner für Unternehmen und Privatkunden in Wiesbaden und dem gesamten Rheingau, die elegantes Design suchen und bei der Datensicherheit ihrer Gäste keine Kompromisse eingehen möchten.
Wir dokumentieren unsere Löschzyklen und Speicherorte bis ins Detail. Während viele Anbieter vage bleiben, was mit den Daten im „Danach“ passiert, bieten wir Ihnen eine revisionssichere Kette. Das macht uns zum bevorzugten Partner für Unternehmen und Privatkunden in Wiesbaden und dem gesamten Rheingau, die elegantes Design suchen und bei der Datensicherheit ihrer Gäste keine Kompromisse eingehen möchten.
www.fotobox-wiesbaden.com
Eure Fragen zum Thema Datenschutz:
- Frage 1: Wie sicher sind meine Bilder in der Fotobox vor Ort?
- Frage 2: Wer kann meine digitalen Fotos in der Online-Galerie sehen?
- Frage 3: Wann werden die Fotos von der Fotobox gelöscht?
- Frage 4: Sind meine Bilder bei Google findbar?